1. Rekisterinpitäjä

Harry Schaumans Stiftelse r.s. (”Säätiö”)
Y-tunnus: 0216806-9
Osoite: Hovioikeudenpuistikko 11 A 22
65100 VAASA
Puhelin: (06) 7848 900
Sähköposti: info@hss.fi

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjä
Puhelin: (06) 7848 900
Sähköposti: info@hss.fi

3. Rekisterin nimi

Harry Schaumans Stiftelse r.s.:n yhteyshenkilö-, vuokralais- ja markkinointirekisteri.
Käyttäjiemme luottamus on meille erittäin tärkeää ja vastaamme siksi yksityisyydestäsi, kun luovutat tietoja Säätiölle. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme ja käytämme tietoja taloudellisia avustuksia koskevien hakemusten yhteyshenkilöistä, vuokralaisista, henkilöistä, jotka hakevat asuntoa, työnhakijoista ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöistä sekä muista henkilöistä, sekä siitä, miten käyttäjiemme yksityisyyttä suojataan.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja peruste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
• hakemusten käsittelemiseksi,
• asiakaspalvelun ja vuokraustoiminnan kehittämiseksi
• analysointi- ja tilastointitarkoituksiin
• verkkosivuston kävijäliikenteen seurantaan
• sopimuksen- ja lainmukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi
• turvallisuusvaatimustemme ja muiden lainmukaisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena ovat asiakas- ja sopimussuhteet, rekisteröidyn antama suostumus sekä Säätiön oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin voidaan tallentaa muun muassa seuraavia henkilötietoja:
• henkilökohtaiset tiedot kuten nimi, sukupuoli ja syntymäaika
• tiedot työsuhteesta edustamallasi työnantajalla, kuten työntekijä, ammattinimike, asema mukaan lukien kiinnostuksen kohteet ammatillisissa yhteyksissä
• yhteystiedot (osoite, puhelinnumero ja sähköposti)
• tiedot maksutavasta ja laskutustiedot
• tiedot, jotka henkilö on jättänyt tilin luomisen yhteydessä: salasana (salattu), ikä, paikkakunta, sukupuoli, tili ID
• muut tiedot joita on kerätty käyttäjän suostumuksella

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Yleensä Säätiö kerää henkilötietoja suoraan sinulta itseltäsi tai muilta henkilöiltä, jotka ovat sidottuja edustamaasi organisaatioon, kuten kollegalta tai esimieheltä. Jos organisaatio, joka on työnantajasi, hakee taloudellista avustusta esim. tytäryhtiön kautta, voimme kerätä tietoja sinusta tytäryhtiön kautta. Tietoja voidaan myös päivittää Säätiön muiden henkilörekistereiden kautta, yhteistyökumppaneiden henkilörekistereiden kautta sekä viranomaisilta tai muilta yhtiöiltä lain sallimissa puitteissa.

7. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun on tarpeen tässä rekisteriselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajoitukset. Soveltuvan lainsäädännön velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötiedot merkitään rekisteriin sellaisina kuin ne saadaan rekisteröidyltä ja niitä päivitetään sen mukaan, mitä rekisteröity ilmoittaa Säätiölle.

8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Säätiö saattaa käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia palvelujensa ylläpitoon, asiakaspalveluun, varaustietojen hallinnoimiseen, tutkimuksiin ja asiakasilmoituksiin. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Säätiön alihankkijoille ja palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Säätiön palvelujen toteuttamiseen ja tässä selosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä selosteessa kuvattuihin ja Säätiön määrittämiin tarkoituksiin. Säätiö velvoittaa kyseiset kolmannet osapuolet pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti.

9. Sosiaalisen median liitännäiset

Käyttäessäsi verkkosivujamme, sinun on mahdollista jakaa tietoa sosiaalisessa mediassa, kuten esimerkiksi Facebookissa, sosiaalisen median liitännäisten avulla (esimerkiksi jakamalla mainoksemme toisille käyttäjille sosiaalisten medioiden kautta). Mikäli jaat tietoa sosiaalisen median liitännäisten avulla, selaimesi välittää seuraavat tiedot:
• vierailusi päivämäärän ja kellonajan
• Internet-/URL-osoitteen, jossa parhaillaan olet
• IP-osoitteesi
• tiedon käyttämästäsi selaimesta
• tiedon käyttöjärjestelmästäsi
• käyttäjänimesi, mikäli olet rekisteröitynyt käyttäjä kyseisessä sosiaalisen median kanavassa, sekä tarvittaessa etu- ja sukunimesi, ja
• tiedon siitä sisällöstä, jonka haluat jakaa sosiaalisen median liitännäisen avulla

Tällaisten tietojen osalta noudatamme kyseessä olevan sosiaalisen median toimijan ehtoja. Kehotamme sinua ottamaan selvää, millaista tietoa ja mihin tarkoitukseen tietoa kerätään liitännäisten avulla. Voit estää sosiaalisen median liitännäiset selaimesi asetuksista.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia tietoja Säätiön rekisteriin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Vastustamis- ja rajoittamisoikeus
Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä, mikäli koet, olemme käsitelleet tietoja lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä kyseessä olevia tietoja.

Vastustamisoikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely on välttämätöntä Rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.

Poisto-oikeus
Sinulla on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuiksi tai puutteelliset tiedot täydennetyiksi sekä oikeus vaatia tietojesi poistamista rekistereistämme.

Poisto-oikeutta ei kuitenkaan ole siltä osin kuin tietojen käsittely ja säilyttäminen rekisterissä on välttämätöntä Rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai muun laissa säädetyn perusteen johdosta.

Siirto-oikeus
Siltä osin kun olet itse toimittanut meidän rekisteriimme tietoja, joita käsitellään antamallasi suostumuksella tai toimeksiannon nojalla, sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Suoramarkkinointikielto
Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos emme ole noudattaneet toiminnassamme soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet
Mikäli tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi ilmoittamalla tästä meille tämän tietosuojaselosteen kohdan 11. mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Sinun tulee lähettää oikeuksiasi koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen.
Voimme voi pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme myös kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Vastaamme pyyntöihin yhden (1) kuukauden sisällä pyynnön esittämisestä.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteröityjen tietojen suojaaminen on Säätiölle tärkeää. Tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla asianmukaisilla teknisillä ratkaisuilla suojattuja. Rekisterin käyttöoikeus on vain Säätiön palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä sitoo salassapitovelvollisuus.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivustollaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme rekisteröityjä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.

(Seloste päivitetty 26.6.2018)